淺談美國會計軟件？
一，美國的會計軟件有很多種類。但實際上共分兩大類，一系列是大公司用的，如PeopleSoft, SAP, ORACLE
Financials， IBM
AS400等；二是中小型公司用的ACCPAC,
SAGE的MAS系列MAS 90, MAS 200, MAS 500,
Solomen, Peachtree, QuickBooks等等。這裡特別要提到的是一個華人老板開發的會計軟件叫OMS （Office Master System），他的缺點我不敢提，但優點非常多，特別是存貨系統。
會計軟件什麼是大的，什麼是小的？大的意思是很多使用者（USER）可以同時用，很多使用者（USER）可以同時用一個部分（Modual）；數字可以很大，不受限制。小的軟件是指有限的使用者使用有限的部分。舉例說明是指小軟件如QuickBooks 2010version，數字隻能是9,999,999,999,999.99。而大的軟件是不受限制或限制的數字比這個要大很多。Peachtree的數字就更受限制，更小了。
QuickBooks的一個會計部分，如應收帳款或應付帳款，同時隻能有一個使用者做一件事，而不能有兩個使用者同時做同一件事情。如你在把收到的客戶支票付掉客戶的發票的同時，不能有第二個人做同一件事情。而大的會計軟件不受這個限制。
二， 我這樣越講，大家越糊涂，那麼我就舉例說明會計軟件的用途和如何使用。以QuickBooks為例：
1，會計軟件是記賬用的。現在即使最小的QuickBooks軟件也已變得功能很強。它主要有Premiere Version和Enterprise Version。主要部分有客戶中心 (Customer Center), 供貨商中心 (Vendor Center), 員工中心 (Employee Center), 銀行中心 (Banking) 和報表中心(Report Center)。
2，客戶中心
(Customer Center)
主要用途是制作銷售訂單(Sales Order)和銷售發票 (invoices), 另外可以用於接收客戶的付款
(Receive Payment)和管理存貨 (inventory). 萬事開頭難，管理存貨是第一步，如果沒有存貨，你仍然要建一些Item (項目)， 比如你是做服務的律師，你收客戶三萬元做投資移民，你就要做一個 項目(Item)叫做“投資移民”，收費三萬，下次另做一個客人也是做同樣的事情，你就不用再做項目
(Item)了，因為電腦已經記住了。可以永遠重復使用了。同時在做發票的同時，客戶(Customer)的信息也入進去了，客戶也建立了。如果你是買賣貨物的貿易公司，你就要把你所有的存貨在QuickBooks中建立起來，這樣有了客戶，有了存貨，你就很容易做發票了。有了發票，就可以讓客戶付錢。付錢之前如果你到報表中心(Report Center) 還可以印應收帳款報表
(Accounts Receivable Aging Report), 你可以知道有多少客戶欠你的錢，每個客戶分別欠多少，已欠了多久了。我們以后詳細談。如果此時收到錢，就要開始把客戶的發票銷掉，但你如果此時會計的科目沒有設定好，你還是不能做這件事。
3，會計科目。
這個是會計軟件中最最重要的。以QuickBooks為例，科目的設立是所有事情的第一步。設立科目要懂最基本的會計原理，即資產和負債及股本(Assets Liability 和 Equity)。如果你的會計小姐不懂，請你的會計師來幫你做。如果你的會計師不懂如何設置QuickBooks的科目，也不會QuickBooks，那你要找一位既是會計師也懂QuickBooks或你的會計軟件的人來做。如果你是剛開始用軟件，但公司已成立幾年，也報過稅了，那麼要把你1120稅表上的資產負債表(Balance
Sheet) 來做到你的會計軟件或QuickBooks當中去。這樣你就有了Trial
Balance， Beginning Balance，你就可以做應收裝款，應付帳款，也可以做銀行管理和對賬了。
4，員工中心
(Employee Center)
員工中心主要是為了發工資用的。首先要讓員工填一個W-4 (payroll) 表， 入到Employee
Center這樣才能開始做工資。通常這部分在QuickBooks中要單獨購買，而且每年要更新稅表，因為不但國稅局的，州稅局的稅率也在變，你的公司的稅率（加州EDD）也在變。
這樣如果你的工資是一月一發，你要每月做一次payroll，而每三個月你要做一次季度報表(Quarter End), 以加州為例要做941， DE9， DE9C，DE88等等表。其中941表中稅如果超過$2500一個季度，你要每月都要用EFTPS報出。如果DE88中的加州預扣稅(SWI)超過$250, 你的DE88稅也要趕快寄出。現在國稅局和EDD都是窮凶極惡的在討稅，晚一點就罰錢。而且現在繳稅都要用EFTPS，錢超過了$2500都無處可寄，無銀行可存，國稅局改革的過了頭。竟然為了省事，讓要交稅的報稅人去頭痛，去麻煩。當然你如果找payroll公司，或會計師做工資，你會省去在QuickBooks中的麻煩。
5，供貨商中心
(Vendor Center)
供貨商中心主要是用來入供貨商的賬單(Enter Bills)和付供貨商的賬單(Pay
Bills)，另外還可以在年終做1099表。在此我直接付賬單就可以了，為何還有一個入賬單的方式呢？這就用到了一個最基本的會計記賬法。累計記賬法(Accrual)。有的公司一個會計師給他報了很多稅，但經過另外一個會計師調整，卻又退回來了很多稅回來。為什麼？因為第一個會計師沒有在年終累計費用和成本，也可能是你的內部的會計人員沒有累計，沒有做Enter Bills，所以說你雇員工一定要雇合格的，不要隻圖便宜而給你造成損失。雇會計師更是這樣，當然我這個會計師雖然便宜，但很稱職，會給你省稅省錢，但不一定會恭維你。
總之，把賬單入了以后，成本和費用才可以增加，而且可以真實反映你的盈利和虧損。這樣，你也能在報表中心(Report Center)看到應付賬款(Accounts
Payable Aging Report)。知道你欠誰多少錢，已欠了多久, 什麼時候到期。
6，銀行中心
(Banking)
打了發票之后，應收帳款就有了。收到了支票或現金后，應收帳款就消失了。但不會自動，要你做進去(Apply)。 QuickBooks已把會計的工作簡化了很多很多。比如開發票，實際上是四個科目的變化，應收增加，銷售盈利增加，存貨減少，成本增加。在QuickBooks中隻要在發票處打一個數字，找對客戶和存貨，工作就完成了。所以很多老板不請我們大學或研究所畢業的畢業生就是這個道理，很簡單。而且很多畢業的大學生和研究生反倒不會用會計軟件，不會用QuickBooks做事。在洛杉磯的會計師有幾個教QuickBooks的，你們大學生應該去學學，因為你們大學畢業生和研究所把簡歷寫得再好，不會用基本的會計軟件，老板請你們用不上，而且你是伯克萊加大畢業的心高氣傲，經常嘴上講著Google, face book, so what之類的詞，不肯屈尊就職到小公司，特別是中國大陸的學生，手更低，不好用。包括我自己，也是被老板罵出來的。我做過服務生，我的老板的名言是，“你們這些研究生讀這麼多書，還不是給我一高中畢業的打工。”事實上，他高中沒畢業，還提高了自己學歷。扯遠了，一句話學會計要理論和實際結合。經驗比學歷重要，還是那句話，這不是在中國。中國各省市到美國招收人才，全是招有博士學位的工科人才，請這些人帶回去技術，去修高鐵，做實驗，搞太陽能。從不請幾個美國華人律師去參政，搞改革，請幾個會計師去改稅法，改變社會。所以高鐵速度再快，社會也快不起來。你認為歐美隻有房子和車子，大陸人有了就趕上歐美了？扯遠了。
7，銀行對賬 (用QuickBooks)
如果把客戶的賬單付了，應付賬單中的余額就沒有了。這些會計的賬目就到總帳去了(General Ledger).
但有一個技巧的問題在QuickBooks中，就是一定要到banking去把收到的應收賬款的支票再做一下“存入”(make deposit)總帳(General Ledger)才會有帳，否則你會頭很大，搞不出原因為何做對賬 (Bank Reconciliation) 時，數字出不來，就是這個原因。
對賬要到Banking部分(Banking Modual)，Banking部分的主要功能是開支票(Write Checks)和對賬。
選擇對賬(Reconcile)就可以開始了對賬運作。通常在進入之前要填上一個當月的余額數字(Ending Balance)，這個數字就是銀行對賬單上的余額數字。然后進入到對賬的視窗，左邊部分叫checks & payment (支出部分)，右邊叫做(Deposits)存入部分。你的銀行對賬單中每筆存入的數額都應該在QuickBooks中能看到，你要用鼠標 (mouse) 點擊一下，這樣就對起來了。統統都做完了以后，總的電腦的存款數字要和銀行對賬單上的數字一樣。同樣道理每一筆支出包括支票和網上付款也都要從支票和付出部分(Checks & Payments) 看到並消掉。消掉的過程即是用鼠標(Mouse)點擊一下，剩下沒有被點擊的交易就是未進入交易(outstanding transactions)，也就是講，如果你電腦QuickBooks已開出了支票，但對方未到你的銀行拿走，這些支票就叫(Outstanding checks),不太容易翻譯。
如果你做的帳都對，在對賬窗口右下部分的差別(Difference)就會是零（0），在這種情況下，就可以按下(Reconcile
Now)的鍵，這樣做有你標出的存入和支出就在當月對好了，從下月開始就不會出現在這個窗口了。這就叫對賬。
對帳時總會有差別，有差別不是壞事，它可以幫助你找出錯誤。對帳有一種功能較強迫對帳（Enter Adjustment）。一旦你用了它，差別就消失了，在總帳鐘會出現一個科目叫做“對不出的差別” （Unreconciled Difference）。 在報表中這個錯誤時不應該存在的，應當把它至少調整成應該費用（Bank Charge）。
8. 報表中心 （Report
Center）
報表中心對於公司會計經理是最重要的部分，因為財務報表都是從這個部分做出來的。比如資產負債表（Balance Sheet）和損益表（Profit
& Losses）和現金流量表（Cash Flow）。另外曾經做過銀行對帳的月表，總帳表（General Ledger）, 應收帳款（Accounts
Receivable Aging Report）和應付賬款（Accounts Payable Aging Report）都是從此印出來的。
9.
QuickBooks 和稅表
我們很多會計師幫客戶做帳也是用QuickBooks，當然如果做對了帳，也可以用這些數據來報稅。報所得稅。另外QuickBooks還有輸出和輸入的功能。可以將下一個Trail Balance直接輸出然后入到會計師的報稅軟件中，事情會變得更簡單。但在此注意，工資稅的報表不在報表中心，而在員工中心（Employee Center）。所有季度和年度的報表941，DE91, DE9C, 940,1099等都是從員工中心印出來的。
