如何使用美國會計軟件？(之二)

如何使用美國會計軟件？之二

10. 盡管QuickBooks軟件不大，但壹般中型公司用已經綽綽有余。基本上可以用任何事情，除了我文章開始講到的限制之外。Peachtree和QuickBooks的功能都基本壹樣，但QuickBooks沒有中檔的軟件，而Peachtree的上面有MAS90， 200， 500等等，所以Peachtree沒有得到極大的發展，因爲都是SAGE公司的産品。SAGE買了Peachtree等于限制了它成爲MAS系列的競爭者。而QuickBooks屬于Intuit公司，沒有其他會計軟件，只有QuickBooks，所以這十五年來已超過Peachtree的功能。當然MAS系列是中檔産品，功能更強大，比QuickBooks高級，比如總帳和各個應收，應付的Modual是分開的，是錄入（Posting）, 總帳才能出來。如果做錯改動時，會留下記錄。而Peachtree和QuickBooks，做錯後可以隨意刪除，會計人員作弊和做詐欺的東西。
唯壹的防範是限制使用者的功能和電腦記錄（Audit Trail）可以查到每壹個使用者，什麽時候進去的軟件，都做了什麽。
三：QuickBooks的高級應用
1： 如果妳公司只有壹個人使用QuickBooks，他或她生氣不做了，帶走了密碼，妳是新雇的會計，打不開軟件還有辦法嗎？有辦法。
2： 妳的公司帳目在QuickBooks中很亂，老板想建壹個新的QuickBooks，但是舊的客戶供貨商和存貨都很多，如何能避免做數據錄入還有辦法嗎？
3： 如果讓妳的會計師幫妳修改資料，而同時又不影響妳公司的做業？會計師又沒時間去妳的公司？如何辦？
4： 如何利用QuickBooks做工資？
5： 如何把QuickBooks的數據轉到Peachtree或從Peachtree轉到QuickBooks。
我們的篇幅有限，只能下次再談。

如何把備份送給妳的會計師？
1. 美國SAT升學考試中經常考的壹題作文是現代科技給妳帶來了麻煩還是方便？美國的這個SAT考試題目好就好在正反兩方面都可以討論，只要寫得好，就能得高分，沒有對的和錯的壹面。不像中國高考作文，如果妳寫和諧社會的立強是不正確的， 妳得零分。QuickBooks也壹樣，既給我們帶來了方便，也給我們帶來了麻煩。但只要做好了備份（Back up），就安全了。
如果妳不做Back up， 那電腦壞了，當然給妳添很多麻煩。這裏有壹個使用時更應該學會的，如何給會計師壹份備份，而會計師可以做事，修改，而妳公司任然可以正常運作，不必停止。
QuickBooks 中有壹個功能就是做壹個會計師的備份 （Accountant’s Copy）。
2. 在QuickBooks中，到File 拉下清單（Drop down List）去，然後造Back up清單，然後選會計師備份（Accountant’s Copy），下壹步之後呢，軟件會要妳定壹個分割日期，這個分割日期很重要。日期定了之後對于公司的使用者，他們暫時不能更改這日期之前的任何交易，因爲會計師在做。
而會計師呢，不能做這個日期之後的任何事情。然後備份就可以開始了。備份完了之後妳就可以備份給會計師，會計師做完了之後就可以還給客戶，這樣客戶再把會計師的備份轉化到公司（Convert）的數據中。這個過程就完成了。

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